Office en las nubes parte 1

Office en las nubes parte 1

Sin lugar a dudas, para un gran número de usuarios, Microsoft Office fue uno de los primeros programas que aprendieron a usar, y probablemente sea uno de los que más kilometraje llevan acumulado. En una época en la que todo lo hacemos en la nube, no es sorpresivo que Microsoft Office Online crezca cada vez más. En esta oportunidad, vamos a explorar algunas funciones que quizá no conozcan o que no estén aprovechando al máximo.

Es hora de colaborar

Una de las funciones más comunes cuando trabajamos en la nube es la de tener colaboradores. En lugar de terminar un documento y enviarlo por mail, podemos compartirlo y trabajarlo en tiempo real con el resto de nuestro equipo.

Utilizando el botón Compartir, en la esquina superior derecha, tendremos acceso a una ventana que nos resultará bastante familiar si alguna vez trabajamos con Google Documents. Adicionalmente, una vez que estemos trabajando en equipo, podremos usar la función de insertar comentarios para comunicarnos con nuestros compañeros. Es posible hacerlo desde el menú de comentarios o desde la pestaña de Revisar. Además, siguiendo con el espíritu de trabajo grupal, podemos etiquetar a otros usuarios en nuestros comentarios, tal como lo haríamos en cualquier red socia

 

Excel: Tablas dinámicas

Cualquier usuario avanzado de Microsoft Excel sabe que las tres claves para ser eficientes son:

  • La facilidad de carga de datos.
  • La fiabilidad de estos.
  • La simplicidad para visualizarlos.

Sobre este último punto vamos a centrarnos en esta oportunidad, haciendo referencia a las tablas dinámicas. En pocas palabras, se trata de una herramienta de visualización de datos que nos permite ajustar en tiempo real y de manera muy simple la manera en que estos se presentan.

Para crearla, simplemente debemos seleccionar el rango de datos, ir a Insertar y seleccionar Tabla dinámica. Podemos crear la tabla en una nueva hoja (esto siempre es más práctico a la hora de visualizar los datos) y, a partir de ahí, elegir los campos y la distribución que nos resulte más cómoda.

«Además de ordenar los datos en filas y columnas, podemos aplicar filtros para que solo algunos de ellos se muestren. Para el caso de valores numéricos, también podemos seleccionar operaciones como suma, promedio o una cuenta de campos.»

La fórmula para simplificarnos la vida

Si estamos acostumbrados a trabajar con fórmulas en Excel, tal vez algunas tareas se nos vuelvan repetitivas o, incluso, innecesariamente lentas. A continuación, vamos a repasar algunos de los atajos más rápidos para ganar tiempo trabajando con fórmulas:

Alt + U

Abre directamente el menú de fórmulas.

Ctrl+apóstrofo (‘)

Podemos copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa, en la celda o en la barra de fórmulas.

Ctrl+Mayús+Fin

En la barra de fórmulas, sirve para seleccionar todo el texto que hay en ella , desde la posición del cursor hasta el final.

Ctrl+Alt+Mayús+F9

Permite comprobar fórmulas dependientes y, luego, calcular todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas aquellas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.

Ctrl+Mayús+E

Sobre un rango de celdas nos permite usar el relleno rápido a fin de reconocer automáticamente los patrones de las columnas adyacentes y completar la columna actual.

Ctrl+ENTER

Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

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